Een belangrijke functieHet is je vast al eens opgevallen; wil je een afspraak maken met een manager of directeur in een bedrijf, dan krijg je eerst te maken met diens secretaresse. Dat is de persoon die de werkzaamheden van de directeur of manager voorbereidt en structureert. Het is een belangrijke taak, want zonder goede secretaresse kan de hoger geplaatste niet goed functioneren. Wanneer jij toe bent aan een nieuwe baan is de functie van secretaresse wellicht wat voor jou. We hebben een aantal zaken opgesteld in een functieprofiel secretaresse. Zo kan jij gelijk zien of deze uitdagende baan wat voor jou is. We hebben een aantal vereisten op een rij gezet. Goed luisteren en pro actief zijnDe belangrijkste eigenschappen van een secretaresse zijn goed luisteren, en daarnaast ook pro actief zijn. Dat houdt in dat jij precies weet wat er van je wordt verwacht in een bepaalde situatie. Jouw baas hoeft je niet teveel aan te sturen om jou je werkzaamheden te laten uitvoeren. Daarnaast geldt pro actief zijn als een heel belangrijke eigenschap. Je denkt mee met jouw hoger geplaatste, en daarnaast durf je ook zelf met initiatieven te komen om tot een zo goed mogelijk resultaat te komen. Je bent als secretaresse de rechterhand.
Alles goed onder controleWil je secretaresse worden, dan zal je ook een deel administratieve opleiding moeten volgen. Dat houdt in dat jij leert om correspondentie te voeren. Daarnaast leer je een agenda te beheren. Voor een vergadering moeten er stukken worden voorbereid. Jij moet bovendien leren hoe je contacten onderhoudt. Het is dan ook zaak dat jij alle zaken die op de werkvloer gebeuren goed onder controle houdt. Op het moment dat jij je kan vinden in de zojuist genoemde karaktereigenschappen heb je het waarschijnlijk in je om secretaresse te worden. |
Veelgestelde vragen
Wat zijn de belangrijkste eigenschappen van een goede secretaresse?▼
De twee belangrijkste eigenschappen zijn goed luisteren en pro-actief zijn. Een secretaresse moet weten wat er van haar wordt verwacht en durft zelf initiatieven te nemen zonder veel aansturing van de baas.
Welke taken voert een secretaresse uit?▼
Een secretaresse bereidt werkzaamheden voor en structureert deze, beheerd agenda's, voert correspondentie, bereidt vergaderingsstukken voor en onderhoudt contacten. Zij is de rechterhand van de manager of directeur.
Welke opleiding heb je nodig om secretaresse te worden?▼
Je moet administratieve scholing volgen waar je onder andere leert correspondentie te voeren, agenda's te beheren, vergaderingsstukken voor te bereiden en contacten professioneel te onderhouden.
Waarom is een secretaresse belangrijk voor een bedrijf?▼
Zonder een goede secretaresse kan een manager of directeur niet goed functioneren. Een secretaresse zorgt ervoor dat alles georganiseerd verloopt en dat de leidinggevende zich kan concentreren op kernzaken.
Hoe weet ik of het secretariatsvak iets voor mij is?▼
Je moet goed kunnen luisteren, pro-actief zijn, zelfstandig kunnen werken en administratieve taken aankunnen. Als je jezelf herkent in deze karaktereigenschappen, heb je waarschijnlijk aanleg voor dit werk.
