Kan je baas op jou vertrouwen

Een belangrijke functie

Het is je vast al eens opgevallen; wil je een afspraak maken met een manager of directeur in een bedrijf, dan krijg je eerst te maken met diens secretaresse. Dat is de persoon die de werkzaamheden van de directeur of manager voorbereidt en structureert. Het is een belangrijke taak, want zonder goede secretaresse kan de hoger geplaatste niet goed functioneren. Wanneer jij toe bent aan een nieuwe baan is de functie van secretaresse wellicht wat voor jou. We hebben een aantal zaken opgesteld in een functieprofiel secretaresse. Zo kan jij gelijk zien of deze uitdagende baan wat voor jou is. We hebben een aantal vereisten op een rij gezet.

Goed luisteren en pro actief zijn

De belangrijkste eigenschappen van een secretaresse zijn goed luisteren, en daarnaast ook pro actief zijn. Dat houdt in dat jij precies weet wat er van je wordt verwacht in een bepaalde situatie. Jouw baas hoeft je niet teveel aan te sturen om jou je werkzaamheden te laten uitvoeren. Daarnaast geldt pro actief zijn als een heel belangrijke eigenschap. Je denkt mee met jouw hoger geplaatste, en daarnaast durf je ook zelf met initiatieven te komen om tot een zo goed mogelijk resultaat te komen. Je bent als secretaresse de rechterhand.

Alles goed onder controle

Wil je secretaresse worden, dan zal je ook een deel administratieve opleiding moeten volgen. Dat houdt in dat jij leert om correspondentie te voeren. Daarnaast leer je een agenda te beheren. Voor een vergadering moeten er stukken worden voorbereid. Jij moet bovendien leren hoe je contacten onderhoudt. Het is dan ook zaak dat jij alle zaken die op de werkvloer gebeuren goed onder controle houdt. Op het moment dat jij je kan vinden in de zojuist genoemde karaktereigenschappen heb je het waarschijnlijk in je om secretaresse te worden.